Để đạt được mục tiêu chiến lược trong dài hạn, doanh nghiệp cần nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên và hệ thống của mình. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần gia tăng sự tin cậy của khách hàng bằng cách vận hành những hệ thống quản lý như chất lượng, môi trường, an toàn sức khỏe và nghề nghiệp, năng lượng, và công nghệ thông tin ... theo tiêu chuẩn quốc tế. Cho đến nay, tiêu chuẩn ISO 9001, được xây dựng phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp, là nền tảng cho một hệ thống quản lý chất lượng cũng như là tiêu chuẩn phổ biến nhất và được áp dụng nhiều nhất trên thế giới.
Tiêu chuẩn ISO 9001 đã được thiết lập như một tiêu chuẩn quốc tế bao gồm các quy định thống nhất để hỗ trợ bất cứ doanh nghiệp nào, ở bất cứ ngành nghề nào, thông qua việc thiết lập, duy trì và tiếp tục hoàn thiện một hệ thống quản lý chất lượng (QMS) toàn diện để đáp ứng tốt hơn các nhu cầu của khách hàng. Tiêu chuẩn này cung cấp nguyên tắc hướng dẫn để xác định chính sách và các mục tiêu, giám sát và đánh giá quy trình, những đặc tính của sản phẩm, xác định cụ thể các biện pháp phòng ngừa và khắc phục cũng như khuyến khích quá trình cải tiến liên tục.
1. Mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng là gì?
Với hệ thống quản lý chất lượng (QM), doanh nghiệp sẽ đạt được các mục tiêu sau thông qua hành động có hệ thống trong tất cả các lĩnh vực:
- Khả năng sản phẩm và dịch vụ đáp ứng mong đợi của khách hàng có thể được hiểu và đánh giá một cách liên tục.
- Hiệu quả của hành động có hệ thống có thể được đo lường một cách thường xuyên.
- Chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan đến nhu cầu của khách hàng có thể liên tục được cải tiến.
2. Giá trị của hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống QM nhằm nâng cao chất lượng. Mục tiêu chính là cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ cũng như sự hài lòng của khách hàng. Chất lượng hệ thống quản lý cuối cùng ảnh hưởng đến việc duy trì và mở rộng khách hàng và do đó nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Với tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp có thể thiết lập các quy trình xác định cách doanh nghiệp tổ chức hoạt động và giải quyết trong môi trường kinh doanh năng động.
3. Doanh nghiệp có thật sự hoạt động hiệu quả hơn khi chứng nhận ISO 9001?
Với chứng nhận ISO 9001, một bên thứ ba độc lập xác nhận doanh nghiệp đã thực hiện hệ thống QM . Điều này yêu cầu QMS phải được đánh giá nghiêm ngặt hơn khi thực hiện đánh giá nội bộ. Việc tuân thủ và đánh giá thường xuyên các yêu cầu ISO 9001 đem đến hiệu quả và hiệu suất tốt hơn cho doanh nghiệp.
4. Lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng
Các lợi ích của hệ thống QM được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001 là:
- Trách nhiệm rõ ràng.
- Các quy trình đơn giản thường được thực hiện tốt hơn.
- Tự tin hơn trong quản lý.
- Mối quan hệ với các nhà cung cấp tốt hơn.
- Hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng.
- Cải thiện tương quan với các ngân hàng và công ty bảo hiểm.
- Gia tăng lợi thế cạnh tranh, ví dụ: trong trường hợp đấu thầu rộng rãi.
5. Điều kiện áp dụng và chứng nhận QMS
Điều kiện tiên quyết để triển khai hệ thống QM là:
- Doanh nghiệp mong muốn hành động có hệ thống.
- Doanh nghiệp mong muốn hành động minh bạch.
Điều kiện tiên quyết để được chứng nhận quản lý chất lượng ISO 9001 hệ thống là:
- Nhận thức về ISO 9001.
- Hệ thống đã được sẵn sàng tài liệu hóa.
- Các hoạt động đã được sẵn sàng ghi nhận.
6. Các bước thực hiện chứng nhận QMS
Quá trình chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp diễn ra theo các bước sau:
Bước 1. Đánh giá sơ bộ (tùy chọn)
Các đánh giá viên đánh giá sơ bộ để xác định mức độ thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đang thực hiện.
Bước 2. Đánh giá chứng nhận
Quá trình chứng nhận trải qua hai giai đoạn. Đoàn đánh giá kiểm tra xem hệ thống QM của doanh nghiệp đã đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 hay chưa. Sau đó, doanh nghiệp phải chứng minh việc áp dụng hệ thống QM trong thực tế và hiệu quả của hệ thống QM tại doanh nghiệp.
Bước 3. Cấp giấy chứng nhận
Sau khi đánh giá thành công, doanh nghiệp sẽ được cấp chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Chứng nhận thể hiện doanh nghiệp đã đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn và cam kết tuân thủ. Ngoài ra, thông tin chứng nhận của doanh nghiệp cũng sẽ được cập nhật vào cơ sở dữ liệu trực tuyến Certipedia và doanh nghiệp có thể quảng bá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng với dấu chứng nhận TÜV Rheinland.
Bước 4. Đánh giá giám sát định kỳ
Trong khuôn khổ đánh giá giám sát hàng năm, chúng tôi kiểm tra việc tối ưu hóa các quy trình một cách liên tục và chắc chắn doanh nghiệp có duy trì sự tuân thủ với tiêu chuẩn.
Bước 5. Tái chứng nhận
Bằng cách tái chứng nhận lại trong vòng ba năm, doanh nghiệp sẽ có thể tiếp tục quá trình cải tiến liên tục cũng như khẳng định cam kết của mình với các đối tác và khách hàng.
7. ISO 9001 có thể được tích hợp với các chứng nhận khác?
ISO 9001 là một tiêu chuẩn trung lập trong mọi lĩnh vực và do đó phù hợp để chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề. Đánh giá theo ISO 9001 có thể được kết hợp với các đánh giá đặc thù của ngành để quản lý chất lượng cũng như các hệ thống quản lý khác.
Loại bỏ tình trạng trùng lặp công việc bằng cách tích hợp nhiều tiêu chuẩn vào một hệ thống quản lý. Tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách đánh giá hệ thống đồng thời theo nhiều tiêu chuẩn. Hãy để các chuyên gia độc lập của TÜV Rheinland cập nhật thông tin mới nhất cũng như hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình chứng nhận các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế!
