Setiap organisasi menggunakan proses untuk mencapai tujuan organisasi. Proses adalah serangkaian aktivitas yang mengubah input menjadi hasil yang diinginkan. ISO 9001:2015 menggunakan pendekatan proses yang berarti organisasi menetapkan dan mengendalikan proses-proses sistem manajemen mutu untuk selanjutnya menerapkan pemenuhan persyaratan ISO 9001:2015 di seluruh proses tersebut. Proses yang tidak dipetakan, dikelola dan dilakukan dengan baik akan memberikan hasil yang tidak optimal bahkan mengacaukan alur kerja organisasi sehingga tidak mencapai hasil yang diinginkan. Tidak hanya itu, proses yang tidak dipetakan dengan baik berpotensi menghamburkan sumberdaya organisasi.
Organisasi memerlukan gambaran proses-proses yang mereka gunakan secara terintegrasi sebagai satu kesatuan sistem untuk mencapai tujuan organisasi. Serangkaian proses yang dijalankan organisasi untuk menyelesaikan suatu tugas, mencapai tujuan organisasi dan berkontribusi signifikan terhadap peningkatan organisasi dinamakan sebagai Proses Bisnis.
Langkah awal yang perlu dilakukan ketika menetapkan proses bisnis adalah memahami sifat dan tujuan organisasi, mengenali pelanggan eksternal yang dilayani dan memetakan interaksi proses yang dilakukan organisasi untuk menciptakan produk atau jasa yang diberikan kepada pelanggan eksternal. Dalam proses bisnis terdapat tiga jenis proses, yaitu:
- Proses Utama (Core Process) yang merupakan proses inti dari kegiatan bisnis organisasi menghasilkan produk atau jasa. Proses ini identik dengan kegiatan manufaktur atau penyediaan jasa, ada penambahan nilai kepada produk dan jasa yang dihasilkan sampai akhirnya diserahkan kepada pelanggan eksternal.
- Proses Pendukung (Supporting Process) yang tidak secara langsung memberikan nilai tambah kepada produk dan jasa yang dihasilkan namun aktivitasnya mempengaruhi keberhasilan proses utama.
- Proses Manajemen (Management Process) merupakan proses terkait arahan organisasi, pengambilan keputusan dan pemantauan proses secara keseluruhan sebagai satu kesatuan sistem. Proses ini dapat mempengaruhi peluang organisasi untuk melakukan peningkatan.
Proses bisnis menjadi acuan bagaimana aktivitas bisnis dilakukan organisasi, proses bisnis mampu memberikan informasi yang jelas dan memadai dari setiap proses yang dijalankan sehingga mengurangi potensi kegagalan pencapaian tujuan organisasi. Melalui pendekatan proses bisnis, sIstem manajemen mutu organisasi menjadi lebih stabil dan bahkan tidak terpengaruh secara signifikan terhadap turn-over pegawai yang tinggi.
Proses bisnis yang baik harus memberikan ruang untuk inovasi proses dan sesuai berjalannya waktu proses bisnis seharusnya berkembang ke arah lebih efisien dan efektif. Penggunaan proses bisnis memberikan kesempatan kepada pegawai mengeluarkan kemampuan terbaik mereka karena adanya kejelasan alur proses menciptakan produk dan jasa berkualitas untuk pelanggan eksternal yang bertujuan mencapai kepuasan pelanggan.
Dokumentasi yang timbul dari implementasi proses bisnis berpotensi melelahkan dan membebani pegawai, jika tidak diatur dengan baik. Perlu diingat bahwa pendekatan proses melalui proses bisnis seharusnya memudahkan pekerjaan, menghemat waktu dan sumberdaya yang dibutuhkan dalam melakukan proses. Proses bisnis sebaiknya selalu ditinjau ulang untuk memastikan tetap relevan dengan organisasi, termasuk untuk melihat peluang peningkatan sistem manajemen mutu organisasi.
Implementasi ISO 9001:2015 melalui pendekatan proses bisnis organisasi merupakan hal penting agar organisasi mendapatkan dampak utuh keefektifan dan efisiensi sistem. Penggunaan proses bisnis yang relevan dan sesuai kebutuhan organisasi menjadi amunisi organisasi untuk meningkatkan nilai dihadapan pelanggan eksternal, penyedia eksternal dan pegawai organisasi.
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Proses Bisnis, Hubungi Kami disini.
Business Processes in Implementation of ISO 9001:2015
Every organization uses processes to achieve organizational goals. A process is a series of activities that convert inputs into desired results. ISO 9001:2015 uses a process approach that means the organization establishes and controls quality management system processes to further implement the fulfillment of ISO 9001:2015 requirements throughout the process. Processes that are not mapped, managed and done well will provide results that are not optimal and even disrupt the organization's workflow so that it does not achieve the desired results. Not only that, a process that is not well mapped has the potential to waste organizational resources.
Organizations need an integrated picture of the processes they use as a unified system to achieve organizational goals. The set of processes an organization undertakes to accomplish a task, achieve organizational goals and contribute significantly to the improvement of the organization is called business processes.
The first step that needs to be taken when establishing business processes is to understand the nature and objectives of the organization, recognize the external customers served and map the process interactions that the organization undertakes to create products or services provided to external customers. In business processes there are three types of processes, namely:
- Core Process which is the core process of the organization's business activities producing products or services. This process is identical to manufacturing activities or providing services, there is an increase in value to the products and services produced until finally submitted to external customers.
- Supporting Process that does not directly add value to the products and services produced but whose activities affect the success of the main process.
- Management Process is a process related to organizational direction, decision making and monitoring of the process as a whole as a system unit. This process can affect an organization's chances of making improvements.
Business processes become a reference to how business activities are carried out by the organization, business processes are able to provide clear and adequate information of each process carried out so as to reduce the potential failure to achieve organizational goals. Through the business process approach, the organization's quality management system becomes more stable and not even significantly affected by high employee turn-overs.
Good business processes should provide space for process innovation and as time goes on business processes should evolve in a more efficient and effective direction. The use of business processes provides opportunities for employees to bring out their best abilities because of the clarity of the process flow to create quality products and services for external customers aimed at achieving customer satisfaction.
Documentation arising from the implementation of business processes is potentially exhausting and burdensome for employees, if not properly regulated. Keep in mind that the process approach through business processes should facilitate work, save time and resources needed in carrying out the process. Business processes should always be reviewed to ensure they remain relevant to the organization, including to look at opportunities to improve the organization's quality management system.
Implementation of ISO 9001:2015 through the organization's business process approach is essential for organizations to have a complete impact on system effectiveness and efficiency. The use of relevant and appropriate business processes of the organization becomes the organization's ammunition to increase value in front of external customers, external providers and employees of the organization.
To find out more Business Processes, Contact us here.