Tidak dapat dipungkiri pentingnya peran Manajemen Puncak dalam keberhasilan implementasi sistem manajemen di perusahaan. Keberadaan Manajemen Puncak tidak hanya sebagai pemenuhan persyaratan sistem manajemen tertentu oleh perusahaan, tetapi fungsi Manajemen Puncak sangat krusial karena merupakan bagian dari Proses Bisnis perusahaan. Dalam proses bisnis terdapat tiga jenis proses, yaitu:
- Proses Utama (Core Process) yang merupakan proses inti dari kegiatan bisnis organisasi menghasilkan produk atau jasa. Proses ini identik dengan kegiatan manufaktur atau penyediaan jasa, ada penambahan nilai kepada produk dan jasa yang dihasilkan sampai akhirnya diserahkan kepada pelanggan eksternal.
- Proses Pendukung (Supporting Process) yang tidak secara langsung memberikan nilai tambah kepada produk dan jasa yang dihasilkan namun aktivitasnya mempengaruhi keberhasilan proses utama.
- Proses Manajemen (Management Process) merupakan proses terkait arahan organisasi, pengambilan keputusan dan pemantauan proses secara keseluruhan sebagai satu kesatuan sistem. Proses ini dapat mempengaruhi peluang organisasi untuk melakukan peningkatan.
Manajemen proses dapat berjalan baik jika ada komitmen dari Manajemen Puncak untuk memastikan setiap arahan dan pengambilan keputusan yang ditetapkan sejalan dengan kebijakan dan sasaran perusahaan. Komitmen Manajamen Puncak sebagai bukti keterlibatan langsung pemimpin dari level tertinggi di perusahaan.
Manajemen Puncak perlu memahami peluang dan ancaman perusahaan termasuk kekuatan dan kelemahan perusahaan yang harus ditangani sehingga sasaran perusahaan dapat tercapai. Kepemimpinan yang baik tidak dapat dilepaskan dari fungsi Manajemen Puncak karena kepemimpinan yang baik harus dapat ditunjukkan diantaranya melalui kemampuan berkomunikasi yang baik dan leading-by-example oleh Manajemen Puncak.
Komitmen Manajemen Puncak juga harus ditunjukkan melalui pemberian tugas dan tanggung jawab yang jelas terutama kepada Penanggung Jawab setiap unit di perusahaan sebagai jembatan untuk mengomunikasikan dan mengawasi implementasi sistem sehari-hari, termasuk untuk memastikan kecepatan respon atau arahan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Saat ini perubahan lingkungan internal maupun eksternal yang masif membutuhkan respon yang cepat agar risiko kegagalan sistem manajemen dapat ditekan dan peluang keberhasilan sistem manajemen perusahaan dapat ditingkatkan. Walaupun arah komunikasi dalam perusahaan sangat erat dengan budaya internal perusahaan, berupa top-to-down communication style atau down-to-up communication style, pada akhirnya keputusan strategis perusahaan berada di tangan Manajemen Puncak.
Oleh sebab itu jika Manajemen Puncak tidak memiliki komitmen yang kuat, maka dapat dibayangkan kekacauan koordinasi arah bisnis perusahaan akan terjadi yang dapat berujung ketidaktercapaian sasaran perusahaan, misalnya: penurunan kualitas produk yang berdampak ketidakpuasan pelanggan dan penurunan penjualan, tingkat kecelakaan kerja yang tinggi dan kerusakan properti perusahaan, pencemaran lingkungan yang mengakibatkan tuntutan hukum, korupsi dan penyuapan yang menurunkan kepercayaan para pihak berkepentingan dan sebagainya yang pada akhirnya merugikan perusahaan.
Apapun motivasi yang mendasari implementasi sistem manajemen di dalam perusahaan, tujuan akhir setiap perusahaan adalah mendapatkan keuntungan dari bisnisnya dan hal ini dapat terjadi jika sasaran perusahaan tercapai yang tentunya membutuhkan kehadiran komitmen Manajemen Puncak yang terealisasi dalam implementasi sistem manajemen perusahaan sehari-hari.
Penulis: Riska Melanie (Professional Trainer TUV Rheinland Indonesia)
TÜV Rheinland Academy siap membantu anda untuk memberikan konsultasi dan pelatihan, hubungi muhamad.ashari@tuv.com
The Importance of Top Management Commitment in the Successful Implementation of Management Systems in the Company
There is no denying the importance of the role of Top Management in the successful implementation of the management system in the company. The existence of Top Management is not only a fulfillment of certain management system requirements by the company, but the function of Top Management is very crucial because it is part of the company's Business Process. There are three types of business processes, namely:
- Core Process, which is the core process of the organization's business activities to produce products or services. This process is identical to manufacturing activities or the provision of services, there is an addition of value to the products and services produced until they are finally handed over to external customers.
- Supporting Process, which does not directly provide added value to the products and services produced, but its activities affect the success of the main process.
- Management Process is a process related to organizational direction, decision making and overall process monitoring as a unified system. This process can affect the organization's opportunities for improvement.
Management Process can run well if there is a commitment from Top Management to ensure that every direction and decision making is in line with company policies and goals. Top Management commitment as evidence of direct involvement of leaders from the highest level in the company.
Top management needs to understand the company's opportunities and threats including the company's strengths and weaknesses that must be addressed so that company goals can be achieved. Good leadership cannot be separated from the function of the Top Management because good leadership must be demonstrated, among others, through good communication skills and leading-by-example by the Top Management.
Top Management commitment must also be demonstrated through the assignment of clear duties and responsibilities, especially to the person in charge of each unit in the company as a bridge to communicate and oversee the day-to-day implementation of the system, including to ensure the speed of response or direction required by the company. Currently, massive changes in the internal and external environment require a quick response so that the risk of management system failure can be reduced and the chances of success of the company's management system can be increased. Although the direction of communication within the company is very closely related to the company's internal culture, in the form of top-to-down communication style or down-to-up communication style, in the end the company's strategic decisions are in the hands of top management.
Therefore, if the Top Management does not have a strong commitment, it is conceivable that there will be chaos in the coordination of the company's business direction which can lead to not achieving the company's goals, for example: a decrease in product quality which results in customer dissatisfaction and decreased sales, a high rate of work accidents and company property damage, environmental pollution that results in lawsuits, corruption and bribery that reduces the trust of interested parties and so on which ultimately harms the company.
Whatever the motivation underlying the implementation of the management system within the company, the ultimate goal of every company is to profit from its business and this can happen if the company's goals are achieved which of course requires the presence of Top Management commitment which is realized in the implementation of the company's daily management system.
Author: Riska Melanie (Professional Trainer TUV Rheinland Indonesia)
TÜV Rheinland Academy is ready to assist you in providing consultation and training, contact muhamad.ashari@tuv.com